Het beleid van NOVASOL inzake gegevensbescherming

Privacyverklaring NOVASOL

1.    Belangrijke informatie en wie wij zijn

Deze privacyverklaring bevat informatie over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Wij zijn NOVASOL A/S (“wij” of “ons”), onderdeel van de Awaze Group, waarvan nadere gegevens te vinden zijn op www.awaze.com. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij over u verzamelen en gebruiken overeenkomstig deze verklaring en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2.    Welke persoonsgegevens verzamelen wij en hoe?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens als wij daartoe verplicht zijn. Hierbij kan het gaan om uw:

  • Naam
  • Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Financiële informatie, zoals betalingsgegevens en btw-nummer
  • Gebruikersnaam en wachtwoord als u een account hebt aangemaakt
  • Burgerservicenummer als u een huiseigenaar bent die een verzoek om belastingvermindering kan indienen of als u een gast bent en het noodzakelijk is om uw boeking te verwerken
  • Paspoortgegevens als u een gast bent en dit noodzakelijk is als onderdeel van de toeristenbelasting
  • Informatie verzameld via cookies - zie ons cookiebeleid (zie link onderaan deze pagina).
  • Apparaat-ID als u inlogt op onze huiseigenaar app

Wij verzamelen uitsluitend bijzondere categorieën van persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om te voldoen aan uw speciale eisen (bijvoorbeeld als u ons informatie over uw gezondheid verstrekt, inclusief problemen met mobiliteit, om te waarborgen dat aan uw eisen wordt voldaan) of om een dienst aan te bieden (bijvoorbeeld het waarborgen dat een annulering gedekt wordt onder onze huurvoorwaarden).

Over het algemeen verzamelen wij persoonsgegevens die wij rechtstreeks van u verkrijgen. Als u via een van onze boekingspartners hebt geboekt, ontvangen wij uw persoonsgegevens van hen. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook ontvangen van andere gasten binnen uw gezelschap.

Als u eigenaar bent van een vakantiehuis, verzamelen wij in voorkomende gevallen persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van een persoon die deze gegevens met uw toestemming aan ons heeft verstrekt of via openbare bronnen. Wij kunnen bovendien contactgegevens verzamelen en verwerken die u aan ons verstrekt van door u aangestelde derden, zoals verzorgers, schoonmakers, sleutelhouders. Als u dergelijke informatie aan ons verstrekt, dient u deze privacyverklaring onder de aandacht van deze derden te brengen.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is een wettelijke en contractuele verplichting. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij mogelijk geen overeenkomst met u aangaan of deze niet uitvoeren en kunnen wij uw boeking of onze huurservice annuleren. Als dit het geval is, zullen wij u hierover informeren. In een dergelijk geval aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid jegens u.

 

3.    Hoe gebruiken wij uw informatie en waarom?

Wij verwerken uw persoonsgegevens om verschillende redenen, afhankelijk van uw relatie met ons, in lijn met een of meer van de volgende rechtsgronden:

  • Als wij persoonsgegevens moeten verwerken om een overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren of als wij stappen ondernemen om een overeenkomst met u aan te gaan
  • Als wij uw toestemming hebben
  • Als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
  • Als dit noodzakelijk is om onze gerechtvaardigde belangen of die van derden te behartigen en uw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan die belangen

Om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken, hebben wij een aanvullende rechtvaardiging nodig. Wij mogen dergelijke persoonsgegevens uitsluitend verwerken als wij daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen, als u de persoonsgegevens openbaar hebt gemaakt, in verband met een rechtsvordering of als dit noodzakelijk is om redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor een of meer van de onderstaande doeleinden en hebben de grondslagen, en indien noodzakelijk onze gerechtvaardigde belangen, toegelicht.
 

Doeleinde voor verwerking

Grondslag voor verwerking

Gerechtvaardigd belang (indien van toepassing)

Afronden van uw boeking

Contract

Toestemming

Gerechtvaardigd belang

Registratie en het bieden van een goede klantenservice

Reclame maken voor uw vakantieaccommodatie en deze verhuren, betalingen aan u overmaken en hieraan gerelateerde ondersteuning bieden

Contract

Gerechtvaardigd belang

Registratie en het bieden van een goede klantenservice

Beheren van uw account bij ons

Toestemming

Gerechtvaardigd belang

Registratie en het bieden van een goede klantenservice

Huiseigenaren in staat stellen onze app te gebruiken

Toestemming

Gerechtvaardigd belang

Aanbieden van goede klantenservice

U uitnodigen een review te schrijven

Gerechtvaardigd belang

Begrijpen van de manier waarop ons bedrijf wordt gezien en verbeteren van onze dienstverlening

Verzenden van serviceberichten, inclusief updates van boekingen en wijzigingen in onze algemene voorwaarden

Contract

Gerechtvaardigd belang

Onze klanten op de hoogte houden

Verstrekken van gegevens of informatie waarom u hebt verzocht

Toestemming

 

Beheren van verzoeken in het kader van onze klantenservice, inclusief klachten

Gerechtvaardigd belang

Verbeteren van onze dienstverlening, training van personeel, registratie en verhelpen van problemen

Gebruiken van cookies om onze dienstverlening richting u te personaliseren, bijvoorbeeld bij terugkerende bezoeken aan onze websites

Toestemming

 

Uitvoeren van marketingactiviteiten

Toestemming

Gerechtvaardigd belang

Achterhalen welke van onze diensten voor u interessant kunnen zijn en u daarover informeren

Voor statische doeleinden

Gerechtvaardigd belang

Evalueren van ons dienstenaanbod of het succes van onze diensten

In geval van een noodsituatie of een onvoorzien reisincident waarbij wij uw contactgegevens moeten doorgeven aan derden om noodhulp te kunnen bieden

Gerechtvaardigd belang

Beschermen van ons bedrijf en onze klanten

Voldoen aan een wettelijke verplichting, een proces of een verzoek

Wettelijke verplichting

 

Afdwingen van onze boekingsvoorwaarden en andere overeenkomsten, inclusief onderzoek naar mogelijke inbreuken hierop

Contract

Gerechtvaardigd belang

Beschermen van ons bedrijf

Opsporen en voorkomen van criminele activiteiten

Wettelijke verplichting

Gerechtvaardigd belang

Beschermen van ons bedrijf en onze klanten

Bijstaan van de rechtshandhaving en overheidsinstellingen

Verhelpen van kwesties rond beveiliging, fraude of technische problemen

Wettelijke verplichting

Contract

Gerechtvaardigd belang

Beschermen van ons bedrijf en onze klanten

Bijstaan van de rechtshandhaving en overheidsinstellingen

Beschermen van de rechten, eigendommen en veiligheid van ons, onze gebruikers, huiseigenaren, klanten, medewerkers, opdrachtnemers, derden of het algemene publiek

Wettelijke verplichting

Contract

Gerechtvaardigd belang

Beschermen van ons bedrijf, onze klanten, derden en het algemene publiek

Testen, ontwikkelen en verbeteren van onze diensten

Gerechtvaardigd belang

Verbeteren van ons bedrijf

Vaststellen, uitoefenen en verdedigen van onze wettelijke rechten

Gerechtvaardigd belang

Beschermen van ons bedrijf


 

4.    Met wie delen wij informatie?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

  • andere bedrijven binnen de Awaze Groep en hun dienstverleners
  • eigenaren van het vakantiehuis dat u geboekt hebt en hun dienstverleners, zoals schoonmakers en sleutelhouders (inclusief uw telefoonnummer, e-mailadres en thuisadres indien noodzakelijk voor de uitvoering van de huurovereenkomst)
  • gasten van uw vakantiehuis (inclusief uw telefoonnummer, e-mailadres en thuisadres indien noodzakelijk voor de uitvoering van de huurovereenkomst, bijv. als u verantwoordelijk bent voor de sleutel)
  • onze medewerkers en opdrachtnemers indien noodzakelijk voor onze dienstverlening richting u
  • als verwerkers optredende dienstverleners die diensten aanbieden op het gebied van IT, systeemadministratie, website hosting en support, marketing en aan eigendom gerelateerde diensten, zoals schoonmaak
  • professionele adviseurs, inclusief bankmedewerkers, advocaten, auditors, accountants en verzekeraars die ons diensten leveren
  • aanbieders van creditcards/betaalpassen
  • aanbieders van betalingsdiensten
  • overheidsinstellingen, regelgevers en overige autoriteiten
  • incassobureaus, indien er sprake is van een schuld
  • externe boekings- of distributieplatforms, reisorganisaties en boekingspartners
  • bedrijven gericht op klantenbeoordelingen en aanbieders van marketingdiensten
  • derden aan wie wij delen van onze bedrijfsmiddelen of ons bedrijf verkopen dan wel overdragen of waarmee wij fuseren en bedrijven die wij overnemen of waarmee wij fuseren
  • derden waarmee wij met uw toestemming mogen praten

Derden zijn verplicht uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij staan niet toe dat namens ons optredende bedrijven uw gegevens gebruiken voor hun eigen doeleinden en wij staan ervoor garant dat zij gepaste beveiligingsmaatregelen hebben getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

5.    Internationale overdrachten

Wij geven uw persoonsgegevens uitsluitend door aan landen buiten de Europese Economische Zone (EEZ) voor zover wij hebben vastgesteld dat er adequate maatregelen getroffen zijn om uw persoonsgegevens te beschermen op een wijze die consistent is met en die recht doet aan de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. Wij verifiëren altijd dat ten minste één van de volgende veiligheidsmaatregelen is geïmplementeerd:

  • een adequaatheidsbesluit, of
  • goedgekeurde contractuele maatregelen en, indien noodzakelijk, aanvullende maatregelen

Mocht u meer willen weten over de doorgifte van persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen (zie onze contactgegevens in sectie 10).


6.    Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend voor zolang dat noodzakelijk is. Om de toepasselijke bewaarperiode te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van uw persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, juridische of wettelijke verplichtingen en revelante industriële normen of richtlijnen. Indien uw persoonsgegevens niet langer vereist zijn, verwijderen of wissen wij uw persoonsgegevens op een veilige manier of geanonimiseerd, zodat de gegevens niet langer tot u herleid kunnen worden.

 

7.    Uw rechten

In bepaalde omstandigheden hebt u:

  • Het recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dit recht stelt u in staat een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en te controleren of we uw gegevens rechtmatig verwerken.
  • Het recht op rectificatie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Het is belangrijk dat u ons informeert over wijzigingen in uw persoonsgegevens, zoals een adreswijziging. Als uw persoonsgegevens desondanks onjuist of onvolledig blijven, kunt u de gegevens laten corrigeren of aanvullen.
  • Het recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit recht stelt u in staat ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als er geen goede reden meer is deze nog langer te verwerken.
  • Het recht van bezwaar tegen de gegevensverwerking in het geval wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of voor directe marketing.
  • Het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit recht stelt u in staat ons te verzoeken de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken te beperken, bijvoorbeeld in het geval u de nauwkeurigheid betwist van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
  • Het recht op dataportabiliteit, hetgeen u in staat stelt de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat dan wel ons te verzoeken deze gegevens direct over te dragen aan derden.
  • Het recht op intrekken van toestemming in het geval wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw gegeven toestemming.

U hoeft voor het uitoefenen van uw rechten geen kosten te betalen, tenzij uw verzoek ongegrond of buitensporig is. In dat geval kunnen wij om een redelijke vergoeding vragen of uw verzoek afwijzen. Het kan voor ons noodzakelijk zijn u te verzoeken om informatie om uw identiteit te kunnen bevestigen en de gegevens waar u naar verwijst te kunnen identificeren. Dit is een beveiligingsmaatregel om zeker te stellen dat uw persoonsgegevens niet worden verstrekt aan personen die daartoe niet gerechtigd zijn.

Mocht u een van deze rechten willen uitoefenen, dan kunt u contact met ons opnemen (zie onze contactgegevens in sectie 10). Wij streven ernaar binnen een maand te reageren. Mocht uw verzoek echter bijzonder complex zijn, dan behouden wij ons het recht voor deze periode met twee maanden te verlengen en zullen wij u hierover informeren. Mogelijkerwijs hebt u geen recht op informatie als wij hebben gereageerd op een eerder verzoek en u uw verzoek wederom indient zonder dat er een redelijke termijn tussen de verzoeken is verstreken.

8.    Andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites. Deze privacyverklaring geldt uitsluitend voor onze website. Als u dus gebruik maakt van links naar andere websites, adviseren wij u om hun beleid inzake gegevensbescherming door te lezen. Wij aanvaarden geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor hun beleid.

9.    Bijwerken van onze privacyverklaring

Wij passen onze privacyverklaring regelmatig aan en plaatsen aanpassingen op onze website. Dit beleid is voor het laatst aangepast in december 2021.

10.    Met wie kan ik contact opnemen inzake gegevensbescherming?

Als u uw rechten wilt uitoefenen of vragen hebt over de bescherming van uw persoonsgegevens, dan kunt u per e-mail contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via datainformation@novasol.com

U hebt te allen tijde het recht een klacht bij de onafhankelijke toezichthouder in te dienen over ons gebruik van uw persoonsgegevens, maar wij verzoeken u vriendelijk eerst contact met ons op te nemen om uw zorgen met ons te bespreken.